De gast is pas van jou als je zijn gegevens hebt
In de vakantieverhuur zit een tegenstrijdigheid waar bijna niemand op wijst: de verhuurder is wettelijk verplicht elke reiziger te registreren die bij hem verblijft en toch kunnen velen niemand van hen aanschrijven als het volgende seizoen aanbreekt.
De tegenstrijdigheid
Verhuur je een vakantiewoning in Spanje, dan heb je een plicht tot documentaire registratie van reizigers. Die is niet vrijblijvend, hangt niet af van het kanaal waarlangs de boeking binnenkwam en het platform vervult hem niet voor jou. Jij vervult hem.
En toch, vraag een verhuurder hoeveel e-mailadressen van oud-gasten hij heeft en het antwoord is meestal geen enkel. Hij bewaart de gegevens omdat het moet en hij heeft ze niet beschikbaar voor zijn bedrijf. Het loont te begrijpen waarom.
Wat de wet je laat verzamelen en doorgeven
Koninklijk Besluit 933/2021 van 26 oktober, gepubliceerd in het Spaanse Staatsblad nummer 257 van 27 oktober 2021, regelt de registratie- en informatieplichten van wie logiesactiviteiten uitoefent. Geraadpleegd op 27 juli 2026 staat er dit over de punten die jou het meest raken.
- Artikel 6: de gegevens worden onmiddellijk doorgegeven en in elk geval binnen ten hoogste 24 uur.
- Artikel 5.3: de gegevens van het geautomatiseerde register worden drie jaar bewaard vanaf het einde van de dienst.
- Tot de gegevens behoren naam en achternamen, geslacht, soort en nummer van het document, nationaliteit, geboortedatum, adres, telefoon, e-mailadres en aantal reizigers.
- De melding gaat via het platform van het Ministerie van Binnenlandse Zaken.
Hier is iets wat we liever niet publiceren. Over de precieze datum vanaf wanneer deze plichten werking hebben, gaan twee verschillende lezingen rond, en de geconsolideerde tekst van het Staatsblad en wat de sector herhaalt komen niet overeen. Omdat we het niet eenduidig hebben kunnen vaststellen, geven we geen datum. Wat wel vaststaat is dat de plicht geldt en dat wie verhuurt eraan moet voldoen.
Onthoud het gevolg, want dat legt bijna niemand: voldoe je aan de wet, dan heb je het e-mailadres en het telefoonnummer van al je gasten van de afgelopen drie jaar al. Het gegeven is er. Het probleem is een ander.
Wat een platform je doorgeeft en wat niet
Komt de boeking via een platform, dan is de relatie met de klant van het platform. Jij krijgt wat nodig is om de dienst te leveren en weinig meer. De communicatie loopt via hun systeem, de beoordelingen blijven op hun pagina staan, en de geschiedenis van die reiziger, zijn favoriete data, hoe vaak hij is teruggekomen, heeft het platform en niet jij.
Komt de boeking via je eigen website, dan ontstaat diezelfde informatie bij jou thuis. Dat is geen marketingvoordeel, dat is een verschil in eigendom.
Het gegeven hebben is niet hetzelfde als toestemming hebben
En nu komen we bij het punt dat echt scheidt wie klanten bindt van wie dat niet doet. Een gegeven verzamelen omdat de wet je daartoe verplicht, geeft je niet het recht het voor commerciële doelen te gebruiken. Het zijn twee verschillende dingen en je kunt ze beter niet door elkaar halen.
Om een oud-gast een aanbod te sturen heb je een rechtsgrond nodig voor precies dat gebruik, normaal gesproken zijn toestemming, duidelijk en apart gevraagd, op elk moment in te trekken en met een afmelding die echt werkt. Twijfel je over je eigen geval, dan is dat een gesprek van tien minuten met een adviseur en niet iets wat je met het lezen van een blog moet oplossen. Ook deze niet.
Het praktische deel is eenvoudiger dan het klinkt: het beste moment om die toestemming te vragen is wanneer de gast tevreden is, dus tijdens het verblijf of vlak na afloop. Niet in het boekingsformulier, waar het alleen in de weg zit.
De dag dat hij je weer opzoekt
Een gast die het naar zijn zin had, weet zelden nog via welk platform hij boekte. Hij weet de naam van het huis nog, of van het dorp, of een foto. Tikt hij dat in een zoekmachine, dan vindt hij ofwel jou ofwel je pagina op een platform. Die splitsing bepaalt of zijn tweede boeking commissie betaalt.
Daarom zijn een eigen website met jouw naam en een eigen e-mailadres meer waard dan welke campagne ook. Je wint geen onbekende, je vangt iemand op die toch al onderweg was.
De fout om de lijst als megafoon te gebruiken
Een waarschuwing, want we hebben het vaak gezien. Honderd adressen hebben is geen kanaal hebben. Is het enige bericht dat je stuurt een laatste-minuutaanbieding in augustus, dan valt de lijst binnen twee seizoenen stil.
Wat werkt is saai, en juist daarom werkt het: weinig schrijven, op tijd schrijven en iets zeggen waar de lezer wat aan heeft. Eén bericht als je de kalender voor volgend jaar opent, is meer waard dan vijf acties.
Maak je website en ontvang boekingen met jouw naam ervoor
Veelgestelde vragen
- Mag ik oud-gasten schrijven om ze een actie aan te bieden?
- Het gegeven hebben omdat de wet je verplicht het te registreren, geeft je niet het recht het voor commerciële doelen te gebruiken. Daarvoor heb je een rechtsgrond nodig voor precies dat gebruik, normaal gesproken toestemming. Twijfel je over je eigen geval, vraag het dan aan een adviseur: een kort gesprek dat je een lang probleem bespaart.
- Geeft het platform mij het echte e-mailadres van de gast?
- Niet altijd, en daar gaat het om. Komt de boeking via een platform, dan is de klantrelatie van het platform en loopt de communicatie via hun systeem. Komt hij via je website, dan ontstaat het contact bij jou thuis.
- Hoe lang moet ik de gegevens van mijn reizigers bewaren?
- Artikel 5.3 van Koninklijk Besluit 933/2021 stelt drie jaar vanaf het einde van de dienst voor het geautomatiseerde register.
- Wat is het beste moment om toestemming te vragen om ze te schrijven?
- Wanneer de gast tevreden is, dus tijdens het verblijf of vlak na afloop. In het boekingsformulier zit het alleen in de weg en verlaagt het de conversie.
- Wat doe ik als iemand vraagt om te stoppen met schrijven?
- Stoppen met schrijven, meteen en zonder om uitleg te vragen, en zorgen dat de afmelding vanaf de eerste klik echt werkt. Een afmeldlink die niet werkt is erger dan helemaal geen lijst.
- Hoeveel e-mails zou ik per jaar moeten sturen?
- Weinig en op tijd. Eén bericht als je de kalender voor volgend jaar opent, is meer waard dan vijf laatste-minuutacties. Een lijst valt stil van te veel, niet van te weinig.