El huésped es tuyo solo si tienes sus datos
Hay una paradoja en el alquiler vacacional que casi nadie señala: el propietario está obligado por ley a registrar a cada viajero que pasa por su casa y, aun así, muchos no pueden escribirle a ninguno cuando llega la temporada siguiente.
La paradoja
Si alquilas un alojamiento turístico en España tienes una obligación de registro documental de viajeros. No es opcional, no depende del canal por el que llegó la reserva y no la cumple el portal por ti. La cumples tú.
Y sin embargo, cuando le preguntas a un propietario cuántos correos de antiguos huéspedes tiene, la respuesta suele ser ninguno. Tiene los datos guardados por obligación y no los tiene disponibles para su negocio. Merece la pena entender por qué.
Lo que la ley te obliga a recoger y a comunicar
El Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, publicado en el Boletín Oficial del Estado número 257 de 27 de octubre de 2021, regula las obligaciones de registro documental e información de quienes ejercen actividades de hospedaje. Consultado el 27 de julio de 2026, esto es lo que dice en los puntos que más te afectan.
- Artículo 6: la comunicación de los datos se hace de manera inmediata y, en todo caso, en un plazo no superior a 24 horas.
- Artículo 5.3: los datos del registro informático se conservan durante tres años desde la finalización del servicio.
- Los datos incluyen nombre y apellidos, sexo, tipo y número de documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, domicilio, teléfono, correo electrónico y número de viajeros.
- La comunicación se hace por la plataforma del Ministerio del Interior.
Aquí hay algo que preferimos no publicar. Sobre la fecha exacta desde la que producen efectos estas obligaciones circulan dos versiones distintas, y el texto consolidado del BOE y lo que repite el sector no coinciden. Como no hemos podido resolverlo de forma inequívoca, no damos una fecha. Lo que sí es seguro es que la obligación está vigente y que quien alquila debe cumplirla.
Quédate con la consecuencia, que es la que casi nadie conecta: si cumples la ley, ya tienes el correo electrónico y el teléfono de todos tus huéspedes de los últimos tres años. El dato está. El problema es otro.
Lo que te llega de una OTA y lo que no
Cuando la reserva entra por un portal, la relación con el cliente es del portal. Tú recibes lo necesario para prestar el servicio y poco más. La comunicación pasa por su sistema, las opiniones se quedan en su ficha y el histórico de ese viajero, sus fechas preferidas, cuántas veces ha vuelto, lo tiene la plataforma y no tú.
Cuando la reserva entra por tu web, esa misma información nace en tu casa. No es una ventaja de marketing, es una diferencia de propiedad.
Tener el dato no es tener permiso
Y llegamos al punto que de verdad separa a quien fideliza de quien no. Recoger un dato porque la ley te obliga no te habilita para usarlo con fines comerciales. Son dos cosas distintas y conviene no mezclarlas.
Para escribirle a un antiguo huésped con una oferta necesitas una base jurídica para ese uso concreto, normalmente su consentimiento, pedido de forma clara y separada, con la posibilidad de retirarlo en cualquier momento y con una baja que funcione de verdad. Si tienes dudas sobre tu caso, esto es una conversación de diez minutos con un asesor, no algo que debas resolver leyendo un blog. Incluido este.
La parte práctica es más fácil de lo que parece: el mejor momento para pedir ese permiso es cuando el huésped está contento, es decir, durante la estancia o justo al terminar. No en el formulario de reserva, donde solo estorba.
El día que vuelve a buscarte
Un huésped que estuvo a gusto rara vez recuerda por qué portal reservó. Recuerda el nombre de la casa, o el del pueblo, o una foto. Cuando teclea eso en un buscador, o te encuentra a ti, o encuentra tu ficha en un portal. Esa bifurcación decide si su segunda reserva paga comisión.
Por eso una web propia con tu nombre y un correo tuyo valen más que cualquier campaña. No estás captando a un desconocido, estás recogiendo a alguien que ya venía.
El error de tratar la lista como un altavoz
Un aviso, porque lo hemos visto muchas veces. Tener cien correos no es tener un canal. Si el único mensaje que envías es una oferta de última hora en agosto, la lista se apaga en dos temporadas.
Lo que funciona es aburrido y por eso funciona: escribir poco, escribir a tiempo y decir algo que le sirva a quien lo lee. Un aviso cuando abres calendario del año siguiente vale más que cinco promociones.
Crea tu web y empieza a recibir reservas con tu nombre delante
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo escribir a mis antiguos huéspedes para ofrecerles una promoción?
- Tener el dato porque la ley te obliga a registrarlo no te habilita para usarlo con fines comerciales. Para eso necesitas una base jurídica para ese uso concreto, normalmente su consentimiento. Si tienes dudas sobre tu caso, consúltalo con un asesor: es una conversación corta y te ahorra un problema largo.
- ¿El portal me da el correo real del huésped?
- No siempre, y esa es la cuestión. Cuando la reserva entra por un portal, la relación con el cliente es del portal y la comunicación pasa por su sistema. Cuando entra por tu web, el contacto nace en tu casa.
- ¿Cuánto tiempo tengo que guardar los datos de mis viajeros?
- El artículo 5.3 del Real Decreto 933/2021 fija tres años desde la finalización del servicio para el registro informático.
- ¿Cuál es el mejor momento para pedir permiso para escribirles?
- Cuando el huésped está contento, es decir durante la estancia o justo al terminarla. En el formulario de reserva solo estorba y baja la conversión.
- ¿Qué hago si alguien me pide que deje de escribirle?
- Dejar de escribirle, de inmediato y sin pedir explicaciones, y que la baja funcione de verdad desde el primer clic. Un enlace de baja que no funciona es peor que no tener lista.
- ¿Cuántos correos debería enviar al año?
- Pocos y a tiempo. Un aviso cuando abres calendario del año siguiente vale más que cinco promociones de última hora. Una lista se apaga por exceso, no por defecto.